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「ストレスフリーの仕事術」による行動リストの作成 

 「GTD」という仕事術があります。

 これは、米国コンサルタント、デビッド・アレン著書の中で紹介されている「Getting Things Done」のことです。

 この本で紹介されていることが自己管理に役に立ちそうなので、さっそく実行してみました。


 GTDは次の5つのステップを毎週行うことで、自分の仕事やプライベート・趣味などの予定をコントロールできるとされています。


<GTD実践の5つステップ>

 1.収集・・・頭の中の「気になっていること」をすべて紙に書き出します

 2.処理・・・書き出した事柄について、あるシステマチックなやり方にそって、しかるべきリストに仕分けしていきます

 3.整理・・・作ったリストを、自分が使い慣れているツールに組み入れていきます

 4.レビュー・・・自分が置かれている状況、持っているエネルギーを把握しつつ、今何ができるかをレビューします

 5.実行・・・今できることの中からやるべきことを実行していきます
 
 この5つのステップは、最低でも毎週繰り返し行う必要があります。


 と、このような内容なのですが、紙に書き出すよりは後のことも考えて、パソコンのソフトに入力をしていきました。私の場合、「桐」というデータベースソフトを利用したのですが、エクセルやアクセスでもいいと思います。

 まず、私なりにカテゴリー分野を次の7つに区分しました。

A:健康、B:仕事、C:財産(お金)、D:家庭、E:社会(貢献)
F:人格(教養)、G:専門(知識)、H:趣味

 
 そして、どんな小さな事であろうと、やるべき事・やりたい事などをすべて分野別に考えて書き出していきます。

 この場合、これ以上出ないというまで2~3時間かけなければいけません。


 一通り書き出して、ソフトの並べ替え機能を使い分野別にしてみました。ほとんどが、仕事がらみです。(笑)

 社会や趣味などほとんど有りませんでした。

 家庭が意外に項目数があったのには驚きです。^^;


 次に、優先順に並べ替えたならどうかと思いつきまして、どうせ並べ替えるなら得点とつけようと思いました。

 緊急度、重要度、難易度、満足度の4項目です。

 それぞれ、緊急性の高いものは1、普通は2、低いものは3としました。

 同様に、重要度は、それが高いものは1、そうでないものは2か3。

 難易度は、処理に時間をかかるものや難しいものは1、普通が2、簡単なものが3。

 満足度は、それが高いものは1、普通が2、低いものは3です。

 そして、これらの得点を集計するトータルポイント(TP)を計算します。エクセルなら自動計算式をあてはめます。

 このTPを少ない順(昇順)に並べ替えるのです。そうすると、急いで処理するべき項目が一目で判断できます。

 実は、最初は「満足度」という項目はありませんでした。その場合、やりたくない事や難しい事ばかり上のランクにきて、やる気がなくなるのですが、この「満足度」を得点ポイントにすることでモチベーションも多少上がります。


 並べ替えたものは一覧表にして、システム手帳に綴じています。また常時、パソコン画面で開いた状態にして確認しております。

 ちなみに仕事の作業スケジュールの具体的な細かい内容は、このGTDからは除外しています。ここまで載せるときりが無いからです。


参考までに、このシステム作ったベスト5は次の通りです。

1.禁煙(健康)^^;
2.某関係者へのお礼状の作成(家庭)
3.公式HPの改造(仕事)
4.税務の雑誌を読む(専門)
5.種類株式を利用した相続税対策(専門)




 確かに、ここまでやると、頭の中が整理されストレスも減少したような気がします。

 要するに、「何をしなければいけないかが分からない」からストレスになるのであって、「何をしなければいけないのか、何が出来ていないのか、今出来るのか出来ないのか」、これらが明確になれば、ストレスも相当減少するようです。


 あと、このGTDの書籍の中から気になった項目を紹介します。

○今日、避けた仕事はないだろうか?明日になったらそれが解決しているなんてことはあるだろうか?今やってしまって、問題を頭から消してしまった方が良いのでは?

○2分で出来ることは、今すぐ実行する。

○避けよう、避けようと思っていることほどあなたの意識に残り続けるものなのだ。


ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則
デビッド アレン David Allen 田口 元

by G-Tools

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